ИТ решения для бизнеса
Тема автоматизации деятельности предприятия довольно обширна и не всегда однозначна. Когда у руководителя возникает желание использовать ИТ решения для бизнеса, то перед тем, как купить или заказать программное обеспечение, стоит ответить на следующие вопросы:
- Зачем нужна автоматизация предприятия?
- Какие операции в принципе можно автоматизировать?
- Какие операции нужно автоматизировать, чтобы достичь требуемых целей?
Обладая ответами на перечисленные вопросы, вы сможете выбрать или заказать информационную систему, которая действительно позволит улучшить работу предприятия, а не ляжет тяжким ненужным бременем на плечи и без того перегруженных работников.
В данной статье нам бы хотелось рассказать о том, какие процессы обычно подвергаются автоматизации, а также об информационных системах, которые для этого применяются. Сразу оговоримся, что в своём обзоре мы исходим из потребностей мелкого и среднего бизнеса. Автоматизация крупных предприятий – это отдельная тема, которой можно посвятить не один десяток статей.
Как правило, целью автоматизации является сокращение расходов, рост производительности и качества, а также контроль за работой сотрудников. Обычно выделяют следующие факторы, которые влияют на достижение данной цели:
- взаимодействие с клиентами;
- оптимизация бизнес-процессов;
- управление эффективностью предприятия;
- управление информационными ресурсами.
Взаимодействие с клиентами
Если благосостояние предприятия напрямую зависит от количества клиентов и уровня продаж, то вам просто необходима система управления взаимоотношениями с клиентами – CRM (Customer Relationship Management). Несмотря на все многообразие реализаций CRM-систем, основной принцип остаётся прежним. На предприятии создаётся единое хранилище информации, куда собираются все сведения о клиенте и взаимодействии с ним. Таким образом, когда, например, на общий почтовый адрес фирмы придёт электронное письмо с текстом «Здравствуйте, мы с вами общались в прошлом году…», то можно будет с лёгкостью найти в базе этого клиента, копии его предыдущих писем, а также имя сотрудника, который был назначен ответственным.
Оптимизация бизнес-процессов
Когда на предприятии работает больше двадцати человек, появляется необходимость в составлении регламентов, списков обязанностей и прочих формальных процедурах. Упростить подобную ситуацию может процессный подход к управлению. Бизнес-процессы, прозрачные для всех участников, позволяют выстроить четкое понимание обязанностей и обеспечить контроль выполнения задач. Моделирование и автоматизация выполняются с помощью BPMS систем (Business Process Management System).
Управление эффективностью предприятия
С управлением бизнес-процессами тесно связана и оценка эффективности предприятия, поскольку к процессам легко привязать сбор показателей качества. Системы KPI (Key Performance Indicators) позволяют анализировать ключевые показатели эффективности и выстраивать стратегию развития предприятия. Также, KPI позволяет создать систему мотивации сотрудников, которая защитит руководство от вопросов «Почему в этом месяце мне заплатили меньше?», а сотрудникам даст возможность напрямую управлять своим заработком. Однако, не следует забывать, что невозможно создать идеальную систему ключевых показателей эффективности, время от времени её придётся пересматривать и изменять.
Управление информационными ресурсами
Под информационными ресурсами предприятия чаще всего подразумеваются офисные и бухгалтерские документы (договора, заявления, счета и т.д.). Когда стол руководителя начинает ломиться от бумаг, имеет смысл задуматься об автоматизации документооборота. В широком смысле, для управления корпоративным контентом используются ECM системы (Enterprise Content Management). Однако для малого и среднего бизнеса целесообразнее будет обратить внимание лишь на СЭД – системы электронного документооборота. За счет единой базы документной информации, подобные системы позволяют увеличить скорость обработки, поиска и контроля документов.
В заключение, хотелось бы напомнить, что выбор средств автоматизации должен начинаться с анализа текущей ситуации на предприятии. Только обладая информацией об имеющихся проблемах можно сделать выводы о том, какие ИТ решения принесут пользу и процветание вашему бизнесу.
